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Las 5 eses para optimizar el puesto de trabajo en un laboratorio
En esta lista de comprobación de auditoría de las 5 eses, se proporciona una manera estructurada de auditar el programa de las 5 eses del laboratorio. Esta sencilla plantilla le guía a través de la evaluación del laboratorio, de acuerdo con los principios de las 5 eses. Con una serie de preguntas, el formulario genera una puntuación global máxima de 125. Un laboratorio con un resultado por debajo de 75 muestra un potencial significativo de mejora en su enfoque de laboratorio ajustado.
¿Qué son las 5 eses?
Las 5 eses constituyen un sistema para optimizar el puesto de trabajo. Usa un método de cinco pasos para organizar y mantener los puestos de trabajo, los sistemas y los procesos. Los cinco términos japoneses representados son: clasificación, orden, brillo, estandarización y mantenimiento. Un programa de las 5 eses es un buen punto de partida cuando se introduce un enfoque de laboratorio ajustado.
¿Cómo ayudan las 5 eses?
El objetivo es aplicar cada uno de los pasos de las 5 eses a su puesto de trabajo en el laboratorio. El resultado es que se elimina todo lo que no es necesario, se clasifican y se ordenan los elementos restantes y se hace todo más ergonómico y de fácil acceso. Los artículos y las localizaciones se deberían etiquetar con claridad y el puesto de trabajo se debería mantener limpio. Un paseo Gemba puede identificar el potencial para eliminar el desperdicio y realizar mejoras. Una vez optimizada, la situación se mantiene mediante la implementación de una auditoría periódica de las 5 eses del laboratorio.
Término de las 5 eses | Definición | Lema | ||||
| 1 | Clasificación | Quitar todos los artículos innecesarios del puesto de trabajo | Si hay dudas, mejor quitarlo del medio. | |||
| 2 | Orden | Crear una localización específica para todo lo que queda | Un lugar para cada cosa y cada cosa en su sitio. | |||
| 3 | Brillo | Limpiar e inspeccionar el puesto de trabajo | Limpio para pasar revista. | |||
| 4 | Estandarización | Estandarizar las buenas prácticas | Cree reglas y sígalas. | |||
| 5 | Mantenimiento | Hacer que las 5 eses formen parte de la cultura del trabajo diario. Realizar auditorías de forma periódica para mantener los estándares | No vuelva a caer en los antiguos hábitos. | |||
Ventajas de la implementación de las 5 eses
Un programa de las 5 eses ofrece mejoras en rentabilidad, eficiencia, servicio y seguridad. A primera vista, los principios subyacentes parecen ser de simple sentido común, pero si las 5 eses se introducen de forma estructurada, las ventajas empezarán a acumularse. Algunas empresas se enfrentan a la resistencia inicial de sus empleados, pero una vez que se organizan, se limpian y se optimizan los distintos departamentos de acuerdo con los principios de las 5 eses, por lo general, están satisfechas. Una estrategia de las 5 eses bien gestionada no solo servirá para eliminar los desperdicios, sino que también ayudará a mejorar el trabajo diario de cada empleado.
¿Con qué frecuencia se debe realizar una auditoría de las 5 eses?
- Cuando se haya implementado un proyecto de las 5 eses por primera vez, se debería llevar a cabo una auditoría de las 5 eses todos los meses.
- Una vez que las 5 eses estén bien establecidas, bastará con realizar una auditoría de estas cada seis meses.
- Si no se realizan auditorías de las 5 eses, no tendrán éxito. Los hechos demuestran que dentro de 3-6 meses un laboratorio volverá a ser como era antes de que comenzara el proyecto de las 5 eses. Por desgracia, el laboratorio tendrá que empezar de nuevo desde el principio para reintroducir los principios de las 5 eses. Lo usa o lo pierde.
Lleve a cabo auditorías de forma periódica con la lista de comprobación de auditoría de las 5 eses del laboratorio para mantener un programa de las 5 eses, como parte de un proceso de mejora continua (CIP).
¿En qué consisten las 5 eses?
El proceso de las 5 eses consta de cinco pasos, que se muestran en un círculo para representar el proceso de mejora continua. Los pasos de las cinco eses son:
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1. Organización (Seiri)
Quite todos los artículos innecesarios del puesto de trabajo.
Ordene, despeje, organice y clasifique.
Más información sobre CLASIFICACIÓN
El enfoque de las 5 eses comienza con el paso de la organización, que consiste en clasificar todos los elementos en un área de trabajo de laboratorio para identificar lo que es necesario y lo que no. Esto permite eliminar el desorden y los elementos no deseados, y dejar solo las herramientas, los equipos, los componentes, los instrumentos y las máquinas que se requieren a diario.
Si solo se colocan los elementos necesarios en las inmediaciones del puesto de trabajo, con menos espacio si es necesario, todo estará al alcance de la mano y la limpieza resultará más fácil.
Para conseguirlo, todo el mundo tiene que estar de acuerdo en deshacerse de los artículos innecesarios.
Un sistema de etiquetas de colores puede resultar útil para clasificar cada artículo durante el proceso de clasificación:
| Rojo | Este artículo no es necesario. | |
| Amarillo | Todavía no se sabe con seguridad si este artículo se debería quitar (o desechar). | |
| Verde | Este elemento se usa con regularidad. Manténgalo en el puesto de trabajo o guárdelo en el cajón. | |
Consejos:
1. Revise cada área del laboratorio.
2. Mire en los armarios, bajo las mesas de laboratorio y dentro de las cabinas de seguridad (cuidado).
3. Retire todos los elementos que no sean necesarios (dispositivos, herramientas, equipos, productos químicos, disolventes, etc.).
4. Si los artículos son claramente para desechar, tan solo deséchelos.
5. Los objetos más grandes (muebles, instrumentos, etc.) que se han identificado para retirarlos se pueden marcar con una etiqueta amarilla o roja para que todos los empleados tengan la oportunidad de expresar sus necesidades o de evitar que se retiren. Esta sencilla forma de comunicación directa es ideal para organizaciones más grandes.
2. Orden (Seiton)
Cree una localización específica para todo lo que queda.
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su sitio.
Más información sobre ORDEN
“Orden”, también conocido como “enderezar”, se refiere a organizar todos los elementos restantes para que sean fáciles de localizar en un orden lógico en relación con el flujo de trabajo. El puesto de trabajo debería estar bien organizado para que cada elemento tenga su propio lugar designado y siempre vuelva a esta posición después de cada uso, para que resulte más sencillo identificar con rapidez si falta algo. Esto se aplica a instrumentos analíticos, artículos de vidrio, guantes, pipetas, tubos, cables de red, productos químicos, disolventes, consumibles, etc.
En un entorno de producción, las marcas en el suelo (líneas amarillas) se usan a menudo para indicar un área reservada para carros o carritos cuando no se usan. También se puede aplicar el mismo principio en un laboratorio para indicar la posición correcta de los equipos en una mesa de trabajo, con el fin de garantizar que siempre estén disponibles las herramientas adecuadas. Aunque pueda parecer extraño, la organización clara se percibe de forma inmediata y se puede cuantificar el aumento de la eficacia.
Consejos:
1. Trate de eliminar la ineficiencia de acuerdo con los ocho tipos de desperdicios de gestión ajustada.
2. Use un “diagrama de espaguetis” o un simple dibujo de su puesto de trabajo, o un diagrama de flujo con etiquetas adhesivas individuales.
3. Coloque los elementos para optimizar la ergonomía del puesto de trabajo del laboratorio.
4. Use paneles para herramientas, etiquetas de identificación claras, marcas en el suelo y otros códigos de color para ver realmente cada paso.
5. Asegúrese de que es posible acceder a la parte posterior de cada estación de control.
6. Ponga una foto o lista en cada cajón y armario para indicar lo que se almacena en ellos.
3. Brillo (Seiso)
Limpie e inspeccione el puesto de trabajo.
Esto facilita la identificación de los problemas.
Más información sobre BRILLO
El paso de brillo implica crear un puesto de trabajo limpio y ordenado. El propósito no es hacer que el área de trabajo se vea bien, sino que cualquier problema o mal funcionamiento del equipo (por ejemplo, fugas) sea más obvio durante la inspección visual.
Consejos:
1. Los instrumentos y las herramientas requieren limpieza, inspección y mantenimiento.
2. Los elementos de vidrio del laboratorio deberían estar limpios y en buenas condiciones.
3. Use productos de limpieza adecuados y limpie todas las superficies y rincones ocultos.
4. Se deberían crear planificaciones de limpieza, en las que se indique qué se debe hacer, cuándo, cómo y quién lo debe hacer.
5. Los productos químicos de limpieza deberían estar disponibles con facilidad.
4. Estandarización (Seiketsu)
Estandarice las buenas prácticas en el puesto de trabajo.
Cree reglas y sígalas.
Más información sobre ESTANDARIZACIÓN
El objetivo de este paso es estandarizar los logros de los tres primeros pasos, es decir, aplicar las buenas prácticas mediante la aplicación de códigos de colores comunes, un etiquetado coherente o prácticas de trabajo estandarizadas. Todas las estaciones de control para un trabajo en concreto deberían ser idénticas. Todos los empleados que realizan el mismo trabajo deberían poder trabajar en cualquier estación con las mismas herramientas, que se pueden localizar en el mismo lugar en todas las estaciones. Los procesos estandarizados, cuando se aplican en toda la empresa, permiten que los empleados se adapten con rapidez a cualquier estación de control y reducir significativamente los gastos de formación.
Consejos:
1. Diseñe documentos de instrucción profesional, tales como procedimientos normalizados de trabajo (PNT).
2. Use códigos de colores específicos para los tipos de documentación.
3. Haga que la limpieza y la nivelación de la balanza sea parte de un PNT diario.
4. Estandarice su puesto de trabajo con huellas donde la gente entra al laboratorio.
5. Mantenimiento (Shitsuke)
Haga que las 5 eses formen parte del trabajo diario para que se conviertan en un hábito.
Realice una auditoría de las 5 eses con periodicidad para mantener los estándares y medir el progreso.
No vuelva a caer en los antiguos hábitos.
Más información sobre MANTENIMIENTO
En el paso de mantenimiento, el objetivo es tratar de mantener el enfoque de las 5 eses y hacerlo parte de la cultura de la empresa, con el fin de evitar un declive gradual hacia las viejas costumbres. Se debería realizar una auditoría de las 5 eses con periodicidad para mantener los estándares y medir el progreso.
Todos los cambios y mejoras deben ser sostenibles, lo que exige que cada empleado asuma la responsabilidad personal de mantener los puntos de referencia de rendimiento. Una vez que los 4 pasos anteriores se han logrado, se deben mantener adecuadamente para que se conviertan en la nueva forma de funcionar. Sin embargo, esto a menudo requiere un ajuste de los hábitos individuales para cumplir con las reglas Kaizen. Sin la participación de empleados motivados y adecuadamente formados, esto no puede suceder.
Consejos para hacer de las 5 eses parte de la rutina diaria:
1. Coloque carteles y pósteres para recordar las 5 eses.
2. Ponga un guión gráfico de las 5 eses que muestre el antes y el después de estas.
3. Realices revisiones periódicas de rendimiento que incluyan un elemento de las 5 eses.
4. Realice auditorías de las 5 eses para comprobar, medir y hacer cumplir los principios de estas.
5. Crear un plan de acción como resultado de cada auditoría de las 5 eses para abordar cualquier problema.
Este paso puede resultar complicado de lograr, ya que requiere un cambio de comportamiento y una motivación constante.
¿Cuánto tiempo se tarda en implementar las 5 eses?
- De entre 1 y 2 meses para tratar cada uno de los tres primeros pasos de las eses.
- Anticipe que un laboratorio específico puede estar fuera de línea durante medio día o un día completo cuando realice el paso de clasificación en esa área.
- Podría tardar de 1 a 3 años en conseguir un laboratorio optimizado con las 5 eses.
- Muchas organizaciones tienen dificultades para ir más allá de la tercera ese, pero se pueden alcanzar las 5 eses.
