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L'audit 5S pour l'optimisation de l'espace de travail en laboratoire
Cette checklist d'audit 5S est un document permettant d'auditer de façon structurée le programme 5S de votre laboratoire. Ce formulaire simple vous guide au fil de différentes étapes d'évaluation de votre laboratoire selon les principes du 5S. À l'aide d'une série de questions, vous évaluez votre laboratoire, la note maximale étant 125. Un score inférieur à 75 indique un important potentiel d'amélioration vers l'approche lean en laboratoire.
Qu'est-ce que le 5S ?
Le 5S est un système d'optimisation du lieu de travail, basé sur une méthode en cinq étapes. Son but est d'organiser et gérer les espaces, les systèmes et les processus de travail. 5S correspond à cinq termes japonais qui signifient : trier, ordonner, nettoyer, standardiser et assurer le suivi. Un programme 5S est une bonne base pour lancer une initiative lean en laboratoire.
Quel est l'apport du 5S ?
Le but est d'appliquer chaque étape 5S à votre espace de travail en laboratoire. Cela implique de supprimer tous les éléments inutiles, de trier et nettoyer les éléments restants, et de les rendre tous plus ergonomiques et plus accessibles. Les éléments et espaces de travail doivent être clairement identifiés et nettoyés. Un tour d'inspection « Gemba walk » permet d'identifier les gaspillages éventuels et les améliorations possibles. Une fois la situation optimisée, elle doit être suivie en effectuant des audits 5s réguliers dans le laboratoire.
Terme 5S | Définition | Slogan | ||||
| 1 | Trier | Retirer tous les éléments inutiles de l'espace de travail. | En cas de doute sur l'utilité d'un objet, ne le gardez pas ! | |||
| 2 | Ordonner | Prévoir un espace dédié à chaque élément restant. | Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ! | |||
| 3 | Nettoyer | Nettoyer et inspecter le lieu de travail. | Nettoyez et inspectez chaque coin. | |||
| 4 | Standardiser | Standardiser les meilleures pratiques. | Fixez des règles et appliquez-les. | |||
| 5 | Assurer le suivi | Intégrer le 5S à la culture du travail quotidien. Effectuer des audits réguliers pour vérifier le respect des règles. | Ne retombez pas dans vos anciennes habitudes ! | |||
Les avantages d'un programme 5S
Un programme 5S donne des résultats en termes de rentabilité, efficacité, maintenance et sécurité. À première vue, les principes sous-jacents semblent relever du bon sens. Mais en les appliquant de façon méthodique, les résultats sont bien plus probants. Certaines entreprises doivent faire face à une certaine résistance de la part de leurs employés. Mais une fois chaque zone correctement organisée, nettoyée et optimisée selon les principes 5S, ils sont généralement satisfaits. Une stratégie 5S bien appliquée permet non seulement d'éliminer les gaspillages, mais aussi d'améliorer le travail quotidien de tous les employés.
À quelle fréquence effectuer les audits 5S ?
- Après déploiement du programme 5S, un audit doit être effectué tous les mois.
- Puis, lorsque le programme est bien établi, un audit tous les six mois doit suffire.
- En l'absence d'audits, le programme 5S ne pourra pas réussir. Des études montrent que dans un délai de 3 à 6 mois, le laboratoire revient à l'état précédent le lancement du projet 5S. Il doit alors recommencer le processus depuis le départ pour réintroduire les principes 5S. À bon entendeur !
Effectuez des audits réguliers à l'aide de la checklist d'audit 5S pour assurer le suivi de votre programme 5S, dans le cadre du processus d'amélioration continue (CIP).
Quelles sont les étapes du 5S ?
Le processus 5S se divise en cinq étapes, disposées en cercle pour illustrer le processus d'amélioration continue. Les cinq étapes « S » sont les suivantes :
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1. Trier (Seiri)
Retirer tous les éléments inutiles de l'espace de travail.
Trier, jeter, désencombrer et classer.
Plus d'informations sur l'étape TRIER
L'approche 5S commence par l'étape de tri, qui implique de trier tous les éléments de l'espace de travail en laboratoire pour identifier ceux qui sont utiles et ceux qui ne le sont pas. Vous pouvez ainsi éliminer les éléments inutiles et indésirables, et ne conserver que les outils, les équipements, les composants, les instruments et les machines que vous utilisez au quotidien.
En plaçant les éléments nécessaires à proximité immédiate de l'espace de travail, l'espace requis est réduit, tous les éléments sont à portée de main, et le nettoyage est simplifié.
Pour réussir, chacun doit accepter de se débarrasser des éléments inutiles.
Un système d'étiquettes de couleur peut être utile pour classer chaque élément lors du processus de tri :
| Rouge : | Élément clairement inutile. | |
| Jaune | Cet élément est potentiellement à supprimer ou jeter. À déterminer. | |
| Vert | Cet élément est utilisé régulièrement. Conservez-le sur le lieu de travail ou remettez-le dans son tiroir. | |
Conseils :
1. Contrôler toutes les zones du laboratoire.
2. Regarder dans les placards, sous les paillasses, dans les armoires de sécurité (avec précaution !)
3. Retirer tous les éléments non requis (appareils, outils, équipements, produits chimiques, solvants, etc.).
4. Lorsque les éléments ne sont pas récupérables, les mettre au rebut.
5. Les objets plus volumineux (meubles, instruments, etc.) destinés à être mis au rebut doivent être pourvus d'une étiquette jaune ou rouge pour permettre à tous les salariés d'exprimer leur avis ou d'éviter la mise au rebut. Cette méthode simple de communication directe convient parfaitement aux grandes entreprises.
2. Ordonner (Seiton)
Prévoir un espace dédié à chaque élément restant.
Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place !
Plus d'informations sur l'étape ORDONNER
« Mettre en ordre » ou « ordonner » signifie organiser tous les éléments restants pour qu'ils soient faciles à trouver et agencés selon un ordre logique par rapport au flux de travail. Le lieu de travail doit être bien rangé, de façon à ce que tous les éléments aient une place dédiée. Ils doivent revenir à leur place après chaque utilisation, ce qui permet de déterminer facilement tout élément manquant. Cela s'applique aux instruments d'analyse, à la verrerie, aux gants, aux pipettes, aux tuyaux, aux câbles réseau, aux produits chimiques, aux solvants, aux consommables, etc.
En environnement de production, un marquage au sol (lignes jaunes) permet souvent de signaler les zones réservées aux chariots et transpalettes lorsqu'ils ne sont pas utilisés. Cette méthode peut être appliquée aux laboratoires, pour indiquer l'emplacement d'un instrument sur la paillasse, et s'assurer que les outils requis sont toujours disponibles. Cela peut sembler étrange, mais une organisation claire se remarque immédiatement et entraîne une hausse d'efficacité mesurable.
Conseils :
1. Essayer d'éliminer les carences d'efficacité en identifiant les 8 gaspillages lean.
2. Utiliser un diagramme en spaghetti ou un schéma simple de votre lieu de travail, ou un organigramme avec des post-it spécifiques.
3. Positionner les éléments de façon à optimiser l'ergonomie de votre laboratoire.
4. Utiliser des panneaux à outils, un système d'étiquetage clair, des marquages au sol et autres codes couleur pour visualiser facilement chaque élément.
5. Vérifier que chaque poste de travail est accessible par derrière.
6. Sur chaque tiroir ou placard, placer une image ou une liste indiquant ce qui y est stocké.
3. Nettoyer (Seiso)
Nettoyer et inspecter le lieu de travail.
Cela facilite l'identification des problèmes.
Plus d'informations sur l'étape NETTOYER
L'étape « Nettoyer » a pour but de mettre à disposition un lieu de travail propre et ordonné. L'objectif n'est pas de rendre l'endroit joli, mais plutôt de faciliter la détection des problèmes ou des dysfonctionnements d'équipement (p. ex. les fuites) lors des inspections visuelles.
Conseils :
1. Les instruments et outils doivent être nettoyés, inspectés et entretenus.
2. La verrerie de laboratoire doit être propre et en bon état.
3. Utiliser des produits de nettoyage adaptés et nettoyer toutes les surfaces et les recoins.
4. Créer des plannings de nettoyage, indiquant les tâches à accomplir, quand, comment et par qui.
5. Les produits chimiques de nettoyage doivent être à portée de main.
4. Standardiser (Seiketsu)
Standardiser les meilleures pratiques sur le lieu de travail.
Fixer des règles et les appliquer.
Plus d'informations sur l'étape STANDARDISER
L'objectif de cette étape est de standardiser les résultats obtenus au bout des trois premières étapes. Pour ce faire, développez des bonnes pratiques comme l'application de codes couleur communs, un étiquetage uniforme ou des pratiques de travail standards. Tous les postes de travail affectés à une même tâche doivent être identiques. Tous les employés effectuant le même travail doivent pouvoir travailler sur n'importe quel poste, avec les mêmes outils disposés au même endroit. Les processus normalisés, appliqués à l'échelle de toute la société, permettent aux salariés de s'adapter rapidement à n'importe quel poste de travail et réduisent sensiblement les dépenses en formation.
Conseils :
1. Rédiger des fiches d'instructions professionnelles, comme des modes opératoires normalisés (MON).
2. Utiliser des codes couleur spécifiques pour identifier les types de documents.
3. Rédiger un MON quotidien exigeant le nettoyage et la mise à niveau de la balance.
4. Standardiser votre lieu de travail en plaçant des empreintes de pied sur le chemin d'entrée du laboratoire.
5. Assurer le suivi (Shitsuke)
Intégrer les étapes 5S à la culture du travail quotidien pour en faire des habitudes.
Effectuer régulièrement un audit 5S pour vérifier le respect des règles et mesurer la progression.
« Ne retombez pas dans vos anciennes habitudes ! »
Plus d'informations sur l'étape ASSURER LE SUIVI
Le but de l'étape Assurer le suivi est de maintenir l'attention des employés sur l'approche 5S et de l'intégrer à la culture de l'entreprise, pour éviter un retour progressif aux anciennes habitudes. Un audit 5S doit être effectué régulièrement pour veiller au respect des règles et mesurer la progression.
Toutes les évolutions et améliorations doivent s'inscrire dans la durée. Chaque employé doit donc s'impliquer personnellement pour assurer la continuité des résultats obtenus. Une fois les 4 premières étapes effectuées, un suivi adéquat est requis pour qu'elles deviennent des habitudes. Cependant, cela requiert souvent un changement des habitudes individuelles pour s'inscrire dans une démarche « kaizen ». Cette mission est impossible sans des salariés convaincus, motivés et formés en conséquence.
Conseils pour faire du 5S une routine quotidienne :
1. Accrocher des pancartes et des posters rappelant les étapes 5S.
2. Accrocher un panneau illustrant l'espace de travail avant et après le 5S.
3. Réaliser des audits de performance réguliers intégrant un élément 5S.
4. Effectuer des audits 5S pour vérifier, mesurer et renforcer les principes 5S.
5. Après chaque audit 5S, créer un plan d'action pour corriger tout problème.
Cette étape est souvent difficile à mettre en place, car elle réclame un changement de comportement et une motivation constante.
Combien de temps requiert la mise en œuvre du 5S ?
- Chacune des trois premières étapes requiert 1 à 2 mois.
- Prévoyez que chaque laboratoire puisse être hors ligne pendant une demi-journée ou une journée, lors de l'étape Trier.
- L'optimisation d'un laboratoire selon les principes du 5S peut prendre 1 à 3 ans.
- De nombreuses entreprises ont des difficultés à aller au-delà de la troisième étape, mais le 5S est un objectif atteignable.
